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備前地区の研修内容/図書館利用促進研修「新年度に備えよう!」/Q4

Q4.「引継ぎ」について、進め方や日程、資料等の反省やアドバイス・アイデアがあれば教えてください

引継ぎのコツ

  • 自分は分かっていても、初めての人には分からないだろうから、初めての人の立場に立って内容を考えるとよいのでは。
  • 引継ぎ時にきちんと伝えておくべきことは資料としてまとめておき、その学校の事務手続きなど、図書館外でも分かることは新しく担当となった人が事務室担当者に尋ねるなど、引継ぎの中でも優先順位をつけないと、いつまでも終われないと思う。
  • 資料だけ、口頭だけでなく、一緒に動いて流れを確認したい。
  • 1日の流れ、ひと月の流れ、1年の流れを資料と動きで確認しておきたい。
  • 頼りになる事務員や先生とは顔合わせをしたい。
  • パソコン操作の質問は電話等では難しいので、一緒に操作してみるのが良い。
  • 本の登録の仕方や発注の仕方など、資料のみではなく1度実践できると分かりやすかった。
  • 前任者の連絡先は必ず教える。
  • 可能な限りやることはやって区切りをつけておく。中途半端にやると引継ぐ側も訳が分からないし、引継がれる側も困る。

普段から備えておく

  • 図書館だよりほか、作成した資料は1年分とっておいていただければ参考にできる。
  • 日常の記録を付けておく。学校全体の行事予定内に図書の活動を書き込むと一年の流れがわかってよいとアドバイスをしてもらいました。
  • 年度をまたぐものは、必ず媒体に残して引継ぐ。

用意する資料・情報

  • 後任の方が持ち帰って読むことができる「引継ぎ書」(簡単なもの)があると、その方も心の準備ができやすいと思う。
  • 年間の行事の流れ、各行事の進め方を文書に残す。
  • 1日の流れ、1ヶ月の流れ、1学期の流れ、1年を通しての仕事の流れを表などで表現してくれると、転勤後間もなくはその学校での仕事がイメージしやすいのでは。
  • 出入り業者(書店だけでなく、印刷業者や事務機屋など)の連絡先、よく使う消耗品の購入方法など。
  • 図書館の仕事だけでなく、入試の時の役割や、芸術鑑賞での事前準備など、学校関連の仕事に関する資料も残しておくことが重要。昨年のものをできるだけわかりやすくファイルなどにまとめておく。
  • カウンターで生徒が要望していたことを教えていただきたい。
  • 図書館事務……本の選書、注文、受入、検収、装備、配架基準など基本的なこと。
  • 司書部会でも連絡されていますが、「基本情報アンケート」は必ず年度内に勤務した人ができるところまできちんと作成して引き継ぐ。
  • Googleマップに学校周辺情報や公共図書館、取引先などを登録。その土地が初めてでも仕事をスムーズに進められるように、馴染みやすいように……。同じ転勤族でも、県外者にとっては非常に助かる代物です。

引継ぎの進め方

  • 引き継ぎチェックリストに、必要事項をあらかじめ記入し2部印刷。引き継ぎ当日に1つずつ見ながら引き継ぎ。時間はかかるが、確実。データがあるならデータごと引き継いで、後任者は必要に応じてそのデータを更新していけば、年度末にあわてることもなくなる。
  • 予算、というか金が絡むことについては、とにかく慎重に、そしてしつこいくらいに確認。

臨時職員の方へ

  • サポート校などでアドバイスをされたことは、次の人も分からない可能性が高いのでしっかり引き継ぎをするほうが良い。
  • 臨時職員等で1年単位で担当者が変わる場合、1年の大まかな予定(研修・提出物・予算)を一覧にして作成していると助かると思う。
  • 以前の方から引継ぎをした際は、なかなか日にちや時間が合わなくて、引継ぎ自体も結構短い時間でしたが、引継ぎに必要なことを書き出したファイルや紙などを用意してくれていたので助かりました。ただ、私自身が初めての学校司書ということもあり「分かっていて当然のこと」がお互いに少しずつ違っていたようで、学期が始まってから「?」となることもあ、少し苦労したので次に来る人が初めての人の場合、不要なくらい親切に資料など作ってもらってると助かると思いました。
  • 事務と図書の作業内容を半日で引継ぎした。短時間だったので、その後聞きそびれたことや確認のため、前任者と何回か連絡を取った。引継ぎ内容を書面にしたものが数年前のものだったので、変更点も多かった。口頭で伝えられる時間は限られているので、書面やデータにして毎年更新していく必要があると感じた。

時間・日程について

  • 半日と予定していたのですが、ほぼ1日引継ぎをしていただき、相手の方にご迷惑をかけてしまいました。予め、PCのシステムのことなど聞く内容を整理しておくべきでした。
  • 引き継ぎは3日程度かかった。
  • 今年度は1時間程度でしたが、もう少し時間があればいいと思った。
  • 前職は平日に休みが取れたので、自分が勤める前1ヶ月間の休日は毎回学校に行って、終日じっくり仕事を教えて
    もらった。歴史のある私立校のため、司書業務より学校の歴史や貴重資料の管理について学ぶ方がメインだったような?勤めはじめてすぐ、新入生に伝統を伝える機会があったり、外部から問い合わせがあったり、取材対応したり……。引継ぎファイルも作ってくれていたけれど、紙上ではとても理解できないので、実際に資料を見ながら学ぶ時間があって良かった。前任の司書は、今でもよく図書館に遊びに来られるし、連絡したらすぐ駆けつけてくれる。相談にも乗ってくれるし、女子会もする(その中でもやるべきことが見つかったり)。出来ない学校も多々あると思うので「アドバイス」にはならないけれど、やはり一番自校の図書館のことを知っている前任者との関係を繋ぐことが備えになると思う。

学校を去る前に……

  • 旧年度のものは片付けて、後任者が新年度のことに取りかかれるようにしておく。
  • 司書室など、掃除は確実にやっておくべき。極端にきれいにしなくても良いが、捨てるものは捨てる、捨てられなかったものも、不要だったとか捨ててOKとか分かるようにしておくべき。
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